A continuació proposem algunes recomanacions per tal d’evitar en la redacció administrativa qualsevol indici de desigualtat en la referència a les persones. Aquest propòsit s’ha de combinar amb un principi fonamental de la llengua, que és el de l’economia, aprofitant les possibilitats que ens proporciona la gramàtica (que és prou flexible i es pot adaptar a l’evolució de la societat) i sense allunyar gaire la redacció dels textos del llenguatge comú.
Tot seguit proposarem diverses maneres de fer visibles la presència de les dones en els textos administratius. Les estratègies es poden classificar en tres tipus:
Quan el text fa referència a persones d’ambdós sexes, és recomanable fer servir paraules de significat col•lectiu per evitar englobar-les en el masculí genèric, tot invisibilitzant les dones, i també per estalviar la doble designació:
El gènere gramatical dels mots genèrics pot ser femení o masculí, com la joventut, la humanitat (femení), el grup, el claustre (masculí).
Sovint cal utilitzar frases i perífrasis per evitar la masculinització del llenguatge i donar un gir diferent.
Amb mots com ara persona, cos o equip, per exemple, es poden formar expressions vàlides per ambdós sexes. Per exemple: en lloc de l’interessat o l’usuari es pot escriure la persona interessada, la persona usuària; enlloc de l’arrendatari, la part arrendatària; enlloc de treballadors, personal, o personal investigador, o d’infermeria; enlloc de metges, cos mèdic, enlloc de professors, equip docent. Alts càrrecs pot substituir directius i classe política pot anar enlloc de polítics.
Els adjectius poden substituir expressions excloents, com per exemple: enlloc de drets de l’home, drets humans; o d’informe del metge, informe mèdic; o enlloc d’espectacles per a nens, espectacles infantils
Cal respectar la concordança de noms i càrrecs, que també caldrà feminitzar-los, com per exemple: Teresa Roig, secretària general; la capitana Rosa Martí; la tècnica d’ensenyament, Marina Pou, que ha exercit deu anys com a funcionària.
Quan la manca del mot específic o de la frase que defineixi el que volem expressar o quan les exigències del text no permetin utilitzar les formes genèriques, es pot optar per fer servir les formes dobles, femenina i masculina. Les treballadores i els treballadors; els geòlegs i les geòlogues; tot i que també es poden emprar altres solucions, com la separació mitjançant barres de la determinació i els articles, segons es tracti d’un encapçalament de carta: Benvolguts/des senyors/res, si és per textos breus: el/la catedràtic/a.
En cas de paraules epicenes, que són aquelles que no varien la seva determinació, només s’haurà de duplicar l’article: els i les economistes, les i els artistes, amb el benentès que en el recurs de les formes dobles l’ordre del gènere gramatical s’ha d’anar variant.
Quan s’utilitzen aquestes denominacions dobles apareixen altres elements a la frase que també hi han de concordar, com per exemple, els adjectius. Per facilitar la lectura del text es pot fer concordar l’adjectiu amb el substantiu més proper, com per exemple: Els candidats i les candidates escollides; autores i autors contemporanis.
Per tal de contribuir a la llegibilitat d’un text, atès que la seva principal funció és comunicar, sovint cal trobar altres solucions que estalviïn anar doblant articles, adjectius, pronoms, en femení i masculí.
Tot seguit, s’indiquen alguns recursos que permeten evitar l’ús de denominacions dobles i aconseguir una redacció senzilla, sense usar un llenguatge excloent.
"Totes les inscrites i tots els inscrits al curs" es pot convertir en "tothom que s’hagi inscrit al curs/qui estigui inscrit al curs/les persones inscrites al curs"
"Adreçat a tots els treballadors i a totes les treballadores", "adreçat a tot el personal"
"Quan el/la candidat/a hagi estat seleccionat/ada, el jurat el/la podrà entrevistar","Quan la persona candidata hagi estat seleccionada, el jurat la podrà entrevistar"
"Quan hom/un acaba" es pot substituir per "Quan s’acaba"
"Les usuàries i els usuaris interessats han de presentar una sol•licitud abans del 10 de gener" aquesta oració es pot redactar eliminant la doble designació: "Cal presentar una sol•licitud abans del 10 de gener"
Per evitar la doble designació també és útil fer servir les metonímies, com per exemple: "Catalunya", en lloc de "catalans".