Eines col·laboratives

El web 2.0 dóna pas a un seguit d'oportunitats on l'usuari pot participar en debats, notícies, enciclopèdies. D'aquesta manera la informació no és vertical sinó que esdevé propietat de tothom i, encara més, el ciberespai esdevé un espai de creació, de lectura i escriptura d'accés universal.

Així doncs, les administracions públiques catalanes, en compliment del seu compromís de transparència i de millora de la comunicació interna i amb la ciutadania, s'han incorporat al web social, tot vetllant per esdevenir un model de seguretat en la informació i mirant d'estandarditzar-ne els usos. Un exemple és la Guia d’usos i estil a les xarxes socials de la Generalitat de Catalunya.

Com el mateix terme indica, una eina col·laborativa és aquella que permet organitzar una tasca a partir de la construcció conjunta del coneixement.

En utilitzar qualsevol eina col·laborativa en contextos laborals, cal tenir clar

• què s'hi vol fer
• amb quines persones
• quins són els rols d'aquestes persones
• quines són les seves capacitats i coneixement de l'eina
• com s'estructura el desenvolupament de la tasca (bastida formal, temporalització, calendari a complir per cadascuna de les parts…)

D'eines col·laboratives n'hi ha de diferents tipus. La Generalitat de Catalunya en va crear una l'any 2004, anomenada eCatalunya, amb la intenció d'intercanviar coneixements i experiències entre els treballadors i les treballadores de l'Administració Pública catalana mitjançant la creació de comunitats i grups de treball en línia. En aquest entorn hi trobem blocs, fòrums, wikis i molt més.

Les eines col·laboratives ben dirigides esdevenen molt valuoses a l'hora de:

• atorgar transparència a l'organització
• donar visibilitat a la feina dels diferents membres d'un equip (secció administrativa, p.e.)
• millorar la motivació dels treballadors i treballadores
• millorar el resultat final de la tasca mitjançant la integració gradual dels diferents sabers, p.e. en la redacció d'un contracte (wiki) o en la preparació d'una reunió o un acte (bloc o fòrum).

Els fòrums a Internet són espais virtuals de debat on els participants proposen un tema i altres usuaris hi participen. Als seus inicis els fòrums van tenir un èxit notable ja que servien com a punt de trobada per a aquelles persones que cercaven resposta a problemes diversos -fonamentalment tecnològics-. Avui en dia s'utilitzen a la feina i a la formació com a recurs que faclita la participació i la millora en les organitzacions. L'entorn d'aprenentatge Moodle -on es realitza aquest curs- considera la participació a fòrums una tasca a realitzar per l'alumnat que és posteriorment avaluada pel tutor/a amb una qualificació determinada.

A diferència dels fòrums -on la interacció es realitza de forma asíncrona, o sigui, sense esperar resposta a l'instant-, els xats es realitzen de forma "síncrona", de manera que l'emissor del missatge espera del receptor una resposta immediata, igual com faríem en una trucada telefònica. Molt abans d'aparèixer Internet com la coneixem ara, els serveis d'intel·ligència d'un grapat de països ja els feien servir com a eina de comunicació alternativa. Això sí, un missatge podia ser contestat al cap de molt minuts abans no arribés al destinatari. Segurament el xat que ha esdevingut més famós ha estat l'anomenat "Messenger", però n'hi ha d'altres amb un nombre d'usuaris cada cop més creixent -AOL, Yahoo i Google, entre altres-. Tots ells ofereixen actualment la possibilitat d'establir conferències -amb o sense àudio i/o vídeo- en temps real amb més d'un usuari.

Els blocs -en anglès i castellà: "blogs"- formen part del que anomenem comunicació asíncrona. A diferència dels fòrums, els blocs tenen un propietari que convida a la lectura d'opinions i/o vivències personals oferint la possibilitat d'intervenir-hi. N'hi ha de molt tipus. Uns serveixen simplement per a fer reflexions personals i d'altres s'utilitzen professionalment per recollir opinions -com el bloc de formació de l'EAPC- o fer màrqueting d'un producte -empresa assessora d'inversió-. Alguns polítics i personatges públics destinen els seus blocs a fer anuncis importants i a recollir les impressions del qui els visiten, convertint-los, així, en espais de participació ciutadana.

Què millor que llegir a la Viquipèdia la definició de WIKI? Certament l'escriptura col·laborativa està esdevenint una forma diferent d'aportar punts de vista diferents sobre un mateix tema. Si bé és cert que el món acadèmic ens il·lustra amb coneixements científics sobre àmbits els quals han estat objecte de recerca -via enciclopèdies o revistes especialitzades-, els wikis ens regalen una oportunitat única: dir la nostra. Actualment, enciclopèdies com Britannica o Larousse ja ofereixen serveis restringits a usuaris voluntaris per aportar coneixements sobre àmbits on encara no s'ha redactat cap article, o bé per contrastar el mateix món acadèmic. Sens dubte, la Vikipèdia és l'exemple més clar d'aportació popular al coneixement. Per posar un exemple, el Departament d'Educació de la Generalitat de Catalunya va promoure un concurs on els estudiants havien de participar en "La marató Viquipèdia" intentant participar amb nous articles en català fins assolir la xifra de 100.000.

Abans de posar en marxa qualsevol iniciativa a Internet cal fer una valoració del que ens pot ser més útil en cada moment. Fins ara hem pogut observar com blocs, fòrums o wikis s'assemblen, però tenen usos ben diferents. Una detecció de necessitats sobre quines eines poden fer millorar la nostra tasca diària, juntament amb els requeriments necessaris, ens reduirà possibles marges d'error. En els propers apartats intentarem justificar la creació i posada en marxa d'eines col·laboratives per a la millora de la gestió diària, a partir d'una suposada detecció de necessitats prèvia i on s'han avaluat els requeriments necessaris.

Actualment trobem alguns exemples en què l'Administració Pública ja ofereix un canal de xat per a comunicar-se amb els seus usuaris. L'Agència Tributària estatal, MUFACE, per exemple, permet el/la contribuent fer un xat amb uns dels seus agents en el període de presentació de les declaracions de l'IRPF que ajuda a resoldre dubtes a l'instant sense haver de fer servir el telèfon. Hi ha maneres d'obrir un canal de xat sense necessitat d'haver de donar-te d'alta en una "marca" concreta. No obstant això, els requeriments tecnològics són encara molt elevats. Uns dels proveïdors de serveis a Internet més populars són, sens dubte, Google i Microsoft. Google posa a disposició del seus usuaris un servei de xat mitjançant el seu correu electrònic Gmail. Gmail utilitza un sistema molt intuïtiu i lligat a tota una sèrie de serveis extres. Tant l'un com l'altre són gratuïts, però cal tenir present que les dades que hi circulen poden ser utilitzades amb finalitats comercials.

En apartats anteriors ja hem pogut llegir sobre la utilitat pràctica dels fòrums. Per posar un exemple ben proper, haureu pogut comprovat que els fòrums que s'utilitzen en aquest taller són una finestra oberta al coneixement. Ja no es tracta només de llegir aquest text i creure el que en ell s'explica. Ara cal veure què i quant sap un/a company o companya sobre un mateix tema i aprendre d'aquesta persona, al mateix temps que nosaltres també hi afegim les nostres idees. Els fòrums serveixen per trobar-hi respostes, resoldre dubtes, contrastar idees i debatre-les. Sovint, dels fòrums s'extreuen preguntes freqüents o FAQs (de l'anglès frequently asked questions).

Una bona raó per obrir un bloc és voler conèixer la reacció i opinió de persones convidades o anònimes a reflexions fetes per un mateix. El Departament de Justícia, a través del portal eCatalunya, disposa d'un bon grapat de blocs on hi trobem comentaris a propostes diverses. Aquests comentaris han de servir perquè, posteriorment, les persones responsables els tinguin en compte per poder oferir un millor servei.

L'edició en un wiki consisteix a participar, de forma col·laborativa, en la creació i edició d'un document que és a la Xarxa. Un wiki sol disposar

• d'un espai de fòrum que permet debatre sobre el contingut i consensuar-lo abans de fer-hi els canvis oportuns,
• d'un historial que va registrant els canvis i les persones responsables de cadascun dels canvis.

Ara bé, el més interessant és, sens dubte, el fet que es pot accedir a l'historial de totes les intervencions, comparant-les entre si (no tots els wikis ho permeten, però). Això vol dir que podem saber què va escriure una persona concreta en un moment determinat. Una altra vegada, és a la formació on els wikis poden jugar un paper destacat a l'hora d'elaborar treballs en grup.

L'entorn virtual d'aprenentatge on es realitza aquest curs (Moodle) disposa d'un senzill wiki per aquest fi. A la imatge inferior es pot apreciar la llegenda de colors que indica els moments concrets en què s'han fet les diferents intervencions sobre un curs de contractació.

Si voleu experimentar com es treballa en un wiki us recomanem que us registreu a la Viquipèdia i que intenteu editar qualsevol article per millorar-lo. És molt senzill participar en aquest macroprojecte. Només cal registrar-s'hi i fer clic a la pestanya 'Edita'.

El treball en un wiki facilita

• la confecció en equip de textos de manera que cadascun dels membres pot fer les seves aportacions segons la seva especialitat i, així, enriquir el document final
• la conservació en un únic espai en línia de les diferents versions d'un document
• la presentació per defecte de l'última versió
• la comparació entre diferents versions
• la identificació de les aportacions dels diferents membres de l'equip
• l'accés a la feina des de qualsevol punt de la Xarxa a través d'Internet (no cal anar amunt i avall amb altres dispositius d'emmagatzematge)
• l'actualització constant de continguts
• el transvasament a diversos formats per a presentacions públiques de la feina (processador de textos, pàgines web…) ja que els wikis treballen separant el fons de la forma i amb aplicacions interoperables
• […]

>>